Hinweisgeberschutzgesetz einfach umsetzen.
Kein Aufwand, kein Gesetzesstudium. In weniger als 5 Minuten zur Einrichtung einer Meldestelle. Für nur 49 € netto im Monat. Ohne Wenn und Aber.
Wir halten das gesetzlich geforderte Hinweisgeberschutzsystem für Sie vor. Mit minimalem Aufwand. Zu minimalen Kosten.
Angebotsdetails.
Wir halten für Ihr Unternehmen für 49 € netto im Monat das gesetzlich geforderte Hinweisgeberschutzsystem in Form einer ausgelagerten internen Meldestelle vor. Ihr Unternehmen erfüllt damit alle Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes.
Durch die organisatorische Auslagerung des Hinweisgeberschutzsystems erspart sich Ihr Unternehmen die Vorhaltung von qualifiziertem Personal, welches regelmäßig geschult werden muss und besonderen Kündigungsschutz genießt.
Unser Ziel ist es, den Aufwand Ihres Unternehmens im Hinblick auf das Hinweisgeberschutzgesetz in jeder Hinsicht möglichst gering zu halten. Unsere Meldestelle erfüllt daher bewusst nur die Minimalanforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes – es setzt bei Ihren Mitarbeitern keine Fehlanreize zu einer übermäßigen Nutzung.
Eine einfache Bestellung genügt. Hiernach erhalten Sie die notwendigen Vertragsunterlagen.
Die Integration des Hinweisgeberschutzsystems erfolgt über die Angabe der Kontaktdaten unserer Meldestelle. Alle dafür erforderlichen Formulare erhalten Sie durch uns.
Geht eine Meldung ein, übernimmt die mit uns kooperierende Kanzlei KWM LAW die Bearbeitung der Angelegenheit. Bei KWM LAW arbeiten in der Compliance von Unternehmen spezialisierte Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, die zudem mediatorisch geschult sind. Ziel bei der Bearbeitung ist stets die Findung von schnellen und unkomplizierten Lösungen.
Die Bearbeitung von Meldungen im Umfang von jährlich bis zu zwei Beraterstunden durch KWM LAW ist im Grundpreis bereits enthalten. Danach haben Sie die volle Kostenkontrolle – werden mehr Beraterstunden benötigt, werden die Spezialisten von KWM LAW nur auf Ihre Anforderung tätig.
Sie haben Fragen? Wir beraten Sie gerne.
Vertragsunterlagen anfordern.
Sie haben Rückfragen? Nutzen Sie ebenfalls gerne dieses Formular.
Hintergrundinformationen.
1. Was ist das Hinweisgeberschutzgesetz?
Zur Umsetzung der EU-Hinweisgeberrichtlinie ist im Juli 2023 das Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft getreten. Unternehmen mit mindestens 50 Mitarbeitern sind als Konsequenz dessen verpflichtet, Meldestellen für Hinweise über Rechts- und Regelverstöße in ihrem Unternehmen zu schaffen. Ziel soll der Schutz der Hinweisgeber und Whistleblower vor Repressalien mittels Wahrung deren Anonymität durch Errichtung unabhängiger Meldestellen sein. Als Whistleblower bzw. Hinweisgeber werden Personen verstanden, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese melden. Gegenstand dieser Meldungen können mögliche Verstöße gegen Strafvorschriften oder Vorschriften, die mit einem Bußgeld bedroht sind, sein. Zu Letzteren zählen insbesondere Verstöße gegen das Mindestlohngesetz oder gegen Arbeitsschutzvorschriften. Auch von der EU geprägte Bereiche wie die Wahrung der Qualität und Sicherheit bei Arzneimitteln und Medizinprodukten und der Datenschutz stellen meldungsfähige Inhalte dar.
2. Welche Unternehmen sind betroffen?
Betroffen sind alle Unternehmen mit mindestens 50 Mitarbeitern. Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern müssen bereits seit dem 02. Juli 2023 das Hinweisgeberverfahren eingeführt haben. Unternehmen mit einer Mitarbeiteranzahl zwischen 50 und 249 Mitarbeitern müssen die Regelungen bis zum 17. Dezember 2023 umsetzen. Für Unternehmen mit einer regelmäßigen Mitarbeiterzahl von unter 50 Personen bestehen keine Pflichten nach dem Hinweisgeberschutzgesetz.
3. Welche Pflichten bestehen für die betroffenen Unternehmen?
Betroffene Unternehmen müssen eine Meldestelle etablieren und die dafür erforderlichen Meldewege eröffnen, welche durch qualifiziertes, unabhängiges Personal betreut werden. Existiert im Unternehmen ein Betriebsrat, so ist gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hinsichtlich der Ausgestaltung des Meldeverfahrens ein mögliches Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates zu beachten.
Gemäß § 16 Abs. 3 HinSchG müssen geschützte Meldewege sowohl für mündliche Eingaben, als auch für Eingaben in Textform zur Verfügung gestellt werden; ein Beschwerde-Briefkasten genügt hierfür nicht. Nach § 8 HinSchG muss im Meldeverfahren die Identität der hinweisgebenden Person, der Personen, die Gegenstand der Meldung sind, sowie der sonstigen in der Meldung erwähnten Personen gewahrt sein. Diesbezüglich sind auch die EU-Datenschutzverordnung und das Bundesdatenschutzgesetz zu beachten.
Auf Wunsch des Hinweisgebers muss zudem auch ein persönliches Treffen mit dem Personal der Meldestelle realisiert werden können.
Das Personal der Meldestelle muss unabhängig handeln können nach § 15 Abs. 1 HinSchG, sodass Geschäftsführer und andere Personen mit Personalverantwortung für diese Position ausscheiden. Dieses Personal muss zudem nach § 15 Abs. 2 HinSchG über die notwenige Fachkunde verfügen und ist dementsprechend zu schulen. Unter dem Erfordernis der notwenigen Sachkunde nach § 15 Abs. 2 S. 1 HinSchG sind Kenntnisse über die Funktion, die Kompetenzen, die Unabhängigkeit, den sachlichen Anwendungsbereich und das Vertraulichkeitsgebot zu verstehen. Der Sachbearbeiter muss insbesondere den gemeldeten Verstoß unter § 2 HinSchG subsumieren können, damit nicht die Gefahr besteht, dass wichtige Hinweise ungeachtet bleiben oder zu Unrecht kein Rechtsverstoß festgestellt wird.
Nach § 13 Abs. 2 HinSchG besteht die Pflicht, die Arbeitnehmer über das Meldeverfahren zu informieren, damit für diese überhaupt die Möglichkeit besteht, dieses Verfahren zu nutzen. Der Zugang einer Meldung muss dann binnen 7 Tagen bestätigt werden. In einem Zeitraum von 3 Monaten nach der Meldung muss eine konkrete Konfliktlösung vorgenommen und der Hinweisgeber darüber informiert werden. Des Weiteren besteht nach § 11 HinSchG eine Dokumentationspflicht.
4. Welche Folgen drohen, wenn die Pflichten nicht erfüllt werden?
Wird die Meldestelle nicht errichtet oder pflichtgemäß betrieben, droht für Unternehmen mit einer Mitarbeiteranzahl zwischen 50 und 249 Angestellten ab dem 18. Dezember 2023 und bei Unternehmen mit mindestens 250 Mitarbeitern bereits ab dem 01. Dezember 2023 ein Bußgeld von bis zu 20.000 €.
Für Unternehmen mit einer Mitarbeiteranzahl ab 250 Angestellten gelten darüber hinaus schon jetzt erhebliche Bußgeldtatbestände. Sofern eine Meldung oder das diesbezügliche Verfahren verhindert wird oder versucht wird, dies zu verhindern, droht ein Bußgeld bis zu 50.000 €. Gleiches gilt, wenn einem Hinweisgeber aufgrund seiner Meldung Repressalien auferlegt werden. Solche Repressalien werden beispielsweise bereits in einer negativen Leistungsbeurteilung oder in der Nichtverlängerung eines befristeten Arbeitsvertrages gesehen. Die Missachtung des Vertraulichkeitsgebotes wird bei Vorsatz oder Leichtfertigkeit ebenfalls mit einem Bußgeld bis zu 50.000 €, bei Fahrlässigkeit mit einem Bußgeld bis zu 10.000 € geahndet.
5. Wie können die Vorgaben möglichst einfach und umfassend umgesetzt werden?
In vielen Fällen ist es nicht ohne Weiteres möglich, intern Strukturen zu schaffen, in welchen die Aufgaben nach dem HinSchG auf Mitarbeiter übertragen werden können, insbesondere da einerseits Inhaber, Geschäftsführer und Personen mit Personalverantwortung ausscheiden, andererseits jedoch nur ausreichend qualifizierte und geschulte Personen in Betracht kommen. Die interne Wahrnehmung solcher Aufgaben kann zudem zu Verwerfungen im Hinblick auf die weiteren Aufgaben der betreffenden Mitarbeiter führen; indes dürfte das Abstellen von Personal ausschließlich für die Wahrnehmung der Aufgaben als Meldestelle in den meisten Fällen deutlich zu teuer sein. Schließlich ist zu beachten, dass die speziellen Meldewege besonders geschützt werden müssen, was die Anforderung an die IT und ihre Wartung erhöht und Räume schafft, die der Kontrolle der Unternehmensleitung zwangsläufig entzogen sind.
Vor diesem Hintergrund bietet es sich für die meisten Unternehmen an, gemäß § 14 Abs. 1 HinSchG externe Dritte mit der Übernahme der Aufgaben einer internen Meldestelle zu beauftragen.
6. Was können wir für Sie tun?
Auf Wunsch übernehmen wir für Sie kostengünstig und effizient die Einrichtung und Vorhaltung einer Meldestelle und der erforderlichen Meldewege nach den gesetzlichen Vorgaben. Sie erhalten alle erforderlichen Unterlagen zur gesetzeskonformen Information Ihrer Mitarbeiter.
